Bagian-bagian Surat Resmi
Dalam
membuat surat resmi harus mengikuti peraturan baku yang sudah ada.
Dengan begitu surat yang telah dibuat bisa diterima oleh semua kalangan.
Secara garis besar dalam sebuah surat biasanya memiliki format seperti
bagian pembuka, isi surat dan terakhir adalah penutup. Berikut adalah
bagian dari surat resmi.
Kepala atau Kop Surat
Dalam
menulis surat resmi, keberadaan kop surat sangatlah penting. Adanya kop
surat menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan
kop surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan
tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang
mengeluarkan surat. Dalam sebuah kop surat setidaknya harus memiliki 5
bagian agar orang yang menerima surat mengetahui asal surat secara
jelas. Kelima bagian kop surat tersebut adalah sebagai berikut.
- Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
- Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
- Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.
- Kode Pos
- Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.
Tidak
semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai
alasan. Sedangkan untuk penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital
yang diperbesar dan dipertebal. Untuk penulisan kop surat umumnya
menggunakan rata tengah, tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata
kiri atau kanan.
Nomor Surat
Nomor surat
pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi sangat
penting. Pada bagian ini tidak bisa dibuat sembarangan, karena setiap
karakter yang ada pada nomor surat resmi memiliki makna dan arti. Orang
yang telah lama berkecimpung dalam surat menyurat tentu sudah tahu benar
bagaimana tata cara penulisan nomor surat dengan baik dan benar. Lalu
bagaimana orang yang baru belajar? Bagaimana menulis nomor surat?
Berikut penjelasannya.
Pada
surat resmi terdapat beberapa bagian seperti nomor surat, kode surat
serta bulan dan tahun pembuatan. Semua bagian tersebut memiliki fungsi
yang sangat penting untuk bagian kearsipan. Setiap lembaga bebas untuk
membuat kode sendiri dalam nomor surat. Berikut contoh nomor surat dan
pembahasannya.
Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2015
A
= Merupakan kode surat internal (bisa digunakan untuk undangan anggota,
atau surat apapun yang berkaitan dengan lembaga atau perusahaan)
Sedangkan kode “B” bisa digunakan untuk pihak luar lembaga.
001
= Nomor ini merupakan nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Misal
untuk surat pertama yang dikeluarkan oleh lembaga, sedangkan untuk surat
kedua bisa menggunakan kode “002”.
Pan-Pel
= Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah
kepanitiaan acara / kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa
ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan
sebagainya
AKB = Identitas organisasi / institusi
I = Bulan dibuatnya surat. Yang berarti bulan pertama menggunakan angka romawi.
2015 = Tahun surat itu di keluarkan.
Tempat dan Tanggal Surat
Tempat
dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta
kapan ditulisnya surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat
sudah dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak perlu ditulis
kembali, cukup tangganya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat
biasanya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama
tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat
dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.
Contoh : Bandung, 17 Agustus 2015.
Lampiran Surat
Lampiran
surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke dokumen
utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan
dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail
dan lain sebagainya.
Alamat Surat
Banyak
yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat, sehingga
banyak terjadi kekeliruan dalam penulisannya, khususnya dalam menulis
alamat dalam surat resmi. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan
dalam menulis alamat surat.
- Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat.
- Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap. sedangkan untuk alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak selengkap alamat yang ditulis di sampul.
- Penggunaan kata “kepada” tidak wajib digunakan karena sia-sia.
- Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”
- Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti dengan nama orang.
- Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
Salam Pembuka dan Penutup
Penulisan
salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan dalam
percakapan resmi seperti salam sejahtera, atau kalau satu keyakinan bisa
menggunakan salam yang diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan
salam pada surat resmi biasanya diakhiri dengan huruf koma.
Isi Surat
Inilah
bagian pokok dari sebuah surat. Isi surat biasanya di taruh pada tengah
surat yang berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan dari sebuah
surat. Ini surat yang baik adalah yang menggunakan bahasa baku serta
kalimat yang ringkas dan mudah untuk dimengerti oleh penerima surat.
Pemilihan kalimat serta kata yang digunakan juga merupakan faktor
penting dari isi surat resmi.
Penutup surat
Penutup
surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Berikut beberapa
contoh kalimat penutup yang biasanya digunakan dalam surat resmi.
- Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami haturkan terima kasih.
- Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
- Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja sama Saudara kami ucapkan terima kasih.
- Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Selain
itu pada bagian penutup biasanya juga di lengkapi dengan jabatan, nama
dan NIK, dan juga tanda tangan orang yang membuat surat. Selain itu juga
adanya tembusan surat, kepada siapa saja surat ini ditujukan dalam satu
lembaga tersebut.
Berikut contoh Surat Resmi Undangan Universitas
Klik disini
